Hot Seat: un progetto nato dalla necessità di facilitare e promuovere l’espressione di feedback all’interno dei contesti organizzativi e che è già stato implementato nella realtà di Unox.
Il feedback è un’informazione di ritorno su un comportamento, un atto comunicativo teso ad aiutare l’altro ad accorgersi di comportamenti che potrebbero essere migliorati e a consolidare quelli che risultano efficaci e di valore. Un feedback efficace parte sempre da un comportamento osservato e non assomiglia mai ad un giudizio.
Qual è la differenza tra feedback e giudizio?
Laddove un giudizio si tinge inevitabilmente di sfumature soggettive e può portare a trarre conclusioni generalizzate sulla persona in esame (ad esempio etichettandola come “sgradevole” senza specificare quali componenti contribuiscano a generare questa impressione di sgradevolezza), un feedback si attiene a fatti, cioè a comportamenti precisi e descritti in modo puntuale senza implicazioni di giudizio da parte di chi li ha osservati (ad esempio, la stessa persona di prima anziché sgradevole potrebbe essere descritta come qualcuno che “parla con un volume molto alto, interrompe gli altri, non ascolta con attenzione”).
euXilia ha formulato un modello che fornisce gli strumenti per dare feedback utili e concreti e per riceverli da altri senza entrare in quello che potremmo definire uno “stato di minaccia”.
È noto alla comunità neuroscientifica come il cervello umano tenda a mettere sullo stesso piano le minacce fisiche (come può essere l’incontro con un predatore) e quelle sociali (come l’esclusione dal proprio gruppo di appartenenza). Le reazioni fisiologiche ed emotive in queste due circostanze, infatti, sono analoghe: sudorazione, aumento del battito cardiaco, risposta di attacco o di fuga. Quando percepiamo di poter essere rifiutati o esclusi rilasciamo cortisolo, comunemente noto come “ormone dello stress” che inibisce i nostri processi di pensiero convogliando le nostre energie cerebrali interamente sulla prontezza di riflessi per contrattaccare o fuggire dalla minaccia. Questo accade spesso quando riceviamo un feedback: temiamo di essere attaccati, giudicati ed esclusi, dunque entriamo in stato di allerta e questo ci impedisce di ascoltare senza andare sulla difensiva e di accogliere il suggerimento che ci viene proposto, anche se questo potrebbe rivelarsi estremamente utile per la nostra crescita umana e professionale.
Hot Seat per passare all’azione
Nell’Hot Seat, per evitare di entrare in questo stato poco ricettivo, ci poniamo in una posizione di controllo anziché passiva e dunque chiediamo feedback attivamente. A questo punto, ciascun membro del team condivide i feedback che ha formulato col supporto di un coach nella sessione di preparazione individuale. Tutti i partecipanti rimandano a chi siede sull’Hot Seat, ossia sulla sedia posta al centro del semicerchio, i comportamenti che hanno osservato e che ritengono degni di attenzione al fine o di rinforzarli, quando questi hanno un impatto positivo sul sistema, o di correggerli, quando hanno un impatto negativo. La definizione dell’impatto dei suoi comportamenti è fondamentale per aiutare la persona che riceve feedback a comprendere le conseguenze e ripercussioni che le sue azioni hanno sull’ambiente di lavoro e sul team.
Nessun comportamento risulta giusto o sbagliato a priori, è importante calarlo nel contesto perché se ne percepisca la natura adattiva o disadattiva. Nell’Hot Seat, trattandosi di un contesto strutturato, supervisionato da un coach e con preparazione individuale alle spalle, si riesce a far emergere i bisogni più profondi, le aspettative, i punti di forza del team e a creare un vero e proprio laboratorio di problem-solving dove ogni voce può contribuire a determinare un passo evolutivo per l’intero gruppo.
È con quest’ottica evolutiva, non giudicante e tesa al continuo miglioramento che, un team dopo l’altro, Unox sta trasformando la propria cultura aziendale, avvicinandosi sempre di più ad una realtà dove la comunicazione tra colleghi è efficace, frequente, puntuale e tesa al reciproco supporto e miglioramento.
L’obiettivo è che ciascun partecipante porti con sé le competenze apprese nella palestra che è l’Hot Seat, sentendo di aver abbattuto, un passo del processo alla volta, quelle resistenze e quei blocchi comunissimi che nella vita di tutti giorni portano a desistere dall’idea di dare feedback e a chiederne per migliorarsi.
Il progetto sta progredendo con successo e con entusiasmo da parte di chi ha già preso parte. Al termine di ogni Hot Seat, si mettono nero su bianco le impressioni di ciascun partecipante su come sia andata rispetto alle aspettative e su cosa senta di aver imparato.
Tra le parole più presenti finora raccolte, in varie forme ritorna lo stesso feedback: “funziona!”
Alberto Fraccaro di Unox ha raccontato la sua esperienza
“Il mio lavoro e il mio DNA di processista tende a farmi leggere qualsiasi cosa accada attorno a me in ottica di operazioni e processi. Con queste lenti ho rivisto da poco il processo del feedback quale strumenti fondamentale per la crescita professionale del singolo e organizzativa di ogni team di cui un’azienda è costituita.
I vari strumenti di feedback e in particolare Hot Seat si configurano come cicli di scan-plan-do-check-act (SPDCA) con orizzonti temporali e ampiezza del feedback diversi che servono per fornire spunti di miglioramento e di rinforzo a chi riceve il feedback che a cascata favoriscono la crescita professionale individuale e di team.”
Compila il form, scarica e leggi la testimonianza completa di Alberto Fraccaro, Design & Industrial Engineering Manager di Unox.