Dare un feedback negativo può essere difficile? Sfatiamo un grande mito: i feedback negativi non esistono!
Partiamo dalla definizione: un feedback è un’informazione oggettiva relativa a ciò che si osserva e che permette di migliorarsi a partire dal punto in cui ci si trova.
È chiaro, quindi, che tutti i feedback sono oggettivi e migliorativi. Quindi, come dice la parola, la loro finalità deve essere lo sviluppo del comportamento del destinatario.
La restituzione di un feedback, per essere efficace, deve rispettare poche regole ben precise. Prima di tutto, deve essere specifico e tempestivo, in modo da rispettare la connotazione oggettiva e descrittiva.
Tempestività
È importante non aspettare prima di dare feedback relativamente a una situazione precisa, perché in questo modo si può essere più dettagliati nel raccontare ciò che è successo.
Precisione
Altra caratteristica imprescindibile è l’accuratezza con cui vengono date le informazioni relative ad un episodio. Per poter essere oggettivi, non ci dovranno essere distorsioni di quanto accaduto, ma si dovrà cercare di fornire una descrizione della circostanza che non sia modificata dalla percezione di chi fornisce il feedback.
Oltre a queste due caratteristiche è estremamente importante considerare:
Il luogo
Il feedback è più efficace e farà sentire le persone più a proprio agio se la conversazione avviene in un luogo neutrale e non minaccioso. Bisogna ricordare che spesso un feedback porta le persone fuori dalla propria zona di comfort, quindi l’ambiente dovrà essere privo di ogni fonte di disturbo.
Il numero di persone
Per permettere di mantenere il controllo e non sentirsi giudicato, è preferibile dare feedback in maniera privata, in presenza solo delle persone interessate dal dialogo.
L’intenzione
Il feedback non deve contenere minacce e deve essere sempre chiaro a tutti che l’interesse primario è proprio la crescita del destinatario.
Il contenuto
Il feedback deve avere come focus il comportamento della persona, cioè ciò che dice o fa, perché questi sono gli unici aspetti che può controllare. Per permettere la correzione, inoltre, è necessario essere precisi e utilizzare parole facilmente comprensibili.
Inoltre, soprattutto se un feedback ha finalità correttiva, dopo aver illustrato la circostanza che permette una correzione del comportamento del collega, fornisci sempre almeno un’alternativa di comportamento positivo, in modo da far percepire a quella persona il reale interesse nella sua crescita.
Ci sono molte informazioni sulla restituzione classica di un feedback, ma la questione più importante da considerare è il fatto che un feedback è generalmente considerato negativo quando produce un effetto indesiderato nel destinatario, quindi quando non viene accettato di buon grado. Dall’altro lato è anche di solito una esperienza considerata difficile da chi il feedback lo dà per le tensioni relazionali che inevitabilmente genera.
In sostanza, chi fornisce feedback fa un regalo all’altro. Il potere di decidere come questo regalo viene ricevuto, però, è completamente nelle mani del ricevente:
- decide consciamente o inconsciamente di “ringraziare” chi fa il regalo oppure attribuire intenzioni negative spesso generiche, come “mi voleva offendere” oppure “non rispetta il mio lavoro”;
- sceglie se usare il feedback per andare verso gli obiettivi comuni oppure no;
- reagisce emotivamente con un blocco o una reazione passiva (non facendo niente), aggressiva (restituendo feedback con un contenuto vendicativo, non oggettivo), difensiva (dando lunghe giustificazioni per il proprio comportamento) o, peggio ancora, passiva aggressiva (non agendo nell’immediato perché si sente debole, ma farà un’azione vendicativa in un secondo momento).
La conclusione ovvia è che il problema non è il tipo di feedback, ma la relazione tra gli interlocutori e la modalità con cui viene comunicato. Se noti difficoltà nella restituzione di feedback ai tuoi colleghi, indaga sulla relazione che hai con loro e sul tipo di comunicazione che avete impostato.
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